Für die Nutzung von Microsoft 365 verlangt Microsoft für jede/n Nutzer*in einen persönlichen Microsoft-Account. Dieser Account wird bei der individuellen Freischaltung über das GWDG-Kundenportal automatisch angelegt und mit der benötigten Lizenz verknüpft. Da dabei personenbezogene Daten an Microsoft übermittelt werden, ist die persönliche Zustimmung jeder betroffenen Person notwendig.

Beim Anlegen von Microsoft-Konten wird stets der Minimalsatz an Personeninformationen verwendet, der eine praktikable Nutzung der Dienste ermöglicht: der Personenname und die E-Mail-Adresse. Darüber hinaus werden gezwungenermaßen die Zugehörigkeit zu einer Einrichtung und der Aktivstatus eines Kontos preisgegeben. Für die technische Verknüpfung zwischen der lokalen Benutzerverwaltung und den Microsoft-Konten ist zudem ein sourceAnchor notwendig, eine mechanische Eigenschaft eines jeden Benutzeraccounts.

Eine Gesamtübersicht der weitergegeben Nutzerdaten und weiteren Datenschutzinformationen ist auf unseren Info-Seiten zu finden: gwdg.de/ms365